Ao lançar sua pequena empresa, é improvável que você tenha pensado muito sobre a configuração de um sistema telefônico, caso tenha pensado nisso.
Você não está sozinho nisso: das mais de 25 listas de verificação de inicialização que analisamos on-line enquanto pesquisávamos este artigo, apenas um sistema de telefonia era listado e estava muito abaixo em termos de prioridade.
Isso não é muito surpreendente. Mais de três quartos das pequenas empresas iniciadas em 2013 tinham quatro ou menos pessoas. Com uma equipe tão pequena, o uso de celulares individuais só faz sentido.
$config[code] not foundNo entanto, à medida que essas empresas crescem, tanto em termos de funcionários quanto de clientes, a necessidade de um sistema telefônico mais sofisticado, porém acessível, torna-se aparente. Afinal, você odiaria perder uma única ligação, certo?
E é aí que o sistema de telefonia virtual entra em cena.
O que é um serviço de telefone virtual?
Durante décadas, os sistemas de telefonia comercial ofereceram mais de um telefone em cada mesa. Do correio de voz ao encaminhamento de chamadas, encaminhamento de chamadas e chamadas em conferência, os modernos sistemas de telefonia transformaram o modo como as empresas se comunicam com seus clientes, parceiros e dentro de suas próprias paredes.
Para muitas pequenas empresas, no entanto, o preço de um sistema telefônico interno era proibitivo. Além do equipamento em si (incluindo telefones), o custo de gerenciamento, solução de problemas e manutenção de um sistema era alto.
No final dos anos 90, entretanto, uma nova solução se apresentou: os serviços telefônicos virtuais. Assim como os aplicativos on-line que você usa na nuvem, esses serviços permitiram que as pequenas empresas obtenham mais recursos por menos dinheiro, arcando com todos os custos de hardware, gerenciamento e manutenção e distribuindo-os por várias empresas. Além disso, as empresas que usam serviços telefônicos virtuais podem usar seus dispositivos de telefone existentes, sejam conectados à parede ou ao celular.
O resultado? Pequenas empresas agora tinham acesso a serviços telefônicos corporativos robustos por um preço muito mais baixo.
16 maneiras que um serviço de telefone virtual pode ajudar seu negócio
Desde que foram introduzidos, os serviços telefônicos virtuais aumentaram continuamente suas ofertas de serviços. Para ajudar você a entender o que está disponível, confira os recursos mais comuns, bem como alguns incomuns, abaixo.
Recursos comuns de um serviço de telefone virtual
Veja uma amostra dos recursos mais comuns oferecidos pelos serviços de telefonia virtual:
- Números de telefone - Anuncie um número principal ou crie quantos números locais de discagem direta e de vaidade 800 você precisar (aviso: mais números podem significar um custo maior). Normalmente, você pode definir o ID do chamador que deseja usar para que a pessoa para quem você está ligando veja o nome da sua empresa.
- Recepcionistas virtuais e menus de auto atendimento - Cumprimente os chamadores com uma saudação profissional e, em seguida, envie-os a caminho ou ofereça um menu com opções, incluindo um diretório de extensões, bem como o local e o horário comercial.
- Segure música - Você pode até escolher o seu próprio!
- Roteamento de chamadas - Ajude seu interlocutor a alcançar a pessoa certa com regras de automação que você pode mudar rapidamente. Determine quem recebe a chamada usando recursos como filas de grupos e toques simultâneos, além de obter suas chamadas na estrada com os recursos "siga-me" que encaminham todas as chamadas para o seu dispositivo móvel. Você pode até configurar regras de triagem para que chamadas importantes sejam enviadas para você enquanto chamadas menos importantes são enviadas para o correio de voz.
- Outros recursos do telefone - A maioria dos serviços telefônicos virtuais oferece transferência de chamadas, estacionamento de chamadas, identificador de chamadas, espera de chamadas e não perturbe. Alguns até mesmo anunciam o chamador (ou seja, eles pedem ao chamador para dizer seu nome, gravar e, em seguida, reproduzi-lo para você antes de aceitar a chamada) e chamar o bloqueio.
- Clique para chamar - Deixe seus clientes ligar para você clicando no botão de um site.
- Conferência telefônica - É como uma festa online onde você trabalha.
- Faxes - Receber faxes e recebê-los por e-mail.
- Correio de voz - Pense maior do que a simples capacidade de receber um correio de voz. Muitos serviços telefônicos virtuais encaminharão uma gravação de seus correios de voz para o seu endereço de e-mail, onde você poderá reproduzi-los imediatamente.
- Gerenciamento de contas - Altere, gerencie e monitore seu sistema de telefonia com um painel on-line fácil de usar. Nenhum sistema complexo para gerenciar e nenhum hardware para lidar.
Recursos incomuns de um serviço de telefone virtual
- Atendimento ao vivo - Não há nada melhor do que ter uma pessoa ao vivo respondendo ao telefone da sua empresa. Alguns serviços telefônicos virtuais permitem que você ofereça essa experiência sem ter que contratar uma recepcionista.
- Transcrições de correio de voz - No entanto, ter uma gravação de cada mensagem de voz entregue via e-mail é boa, mas você não pode ouvir uma durante uma reunião. É quando um correio de voz transcrito, sua mensagem em texto, é realmente útil.
- Chamar flip - Precisa sair do escritório quando você está no meio de uma ligação? O recurso de alternância de chamadas permite transferir a chamada para o seu dispositivo móvel para que você possa continuar falando em qualquer lugar.
- Web e videoconferência - Alguns serviços telefônicos virtuais oferecem a capacidade de hospedar web e videoconferências conforme necessário.
- Integração - A integração do seu serviço de telefone virtual com aplicativos usados com freqüência permite que você configure processos eficientes. Por exemplo, com o RingCentral, você pode enviar faxes de entrada para pastas de caixa específicas e ativar o recurso "clique para ligar" na solução de atendimento ao cliente do Zendesk.
- Gravação de chamadas - Se você precisar gravar uma chamada, seja para fins legais ou de treinamento, alguns serviços telefônicos virtuais oferecem esse recurso.
A decisão de voz sobre IP (VOIP)
Os serviços de telefone virtuais podem ser oferecidos de duas maneiras:
- Serviço telefônico tradicional que utiliza um PBX (private branch exchange) que usa as mesmas linhas que sua casa e telefones celulares usam; ou
- VOIP, um método que roteia suas chamadas pela Internet.
Embora o VOIP seja geralmente menos dispendioso, há dois fatos importantes a considerar antes de escolher um serviço telefônico virtual que utilize essa abordagem:
- Confiabilidade - VOIP requer uma conexão à Internet estável e forte. Se isso não estiver disponível, você verá chamadas distorcidas e descartadas.
- Serviços de emergência - Os serviços de emergência são totalmente integrados aos serviços telefônicos tradicionais que utilizam um PBX, mas não aos serviços VOIP. Isso significa que serviços como o 911 não podem rastrear chamadas de VOIP, uma restrição severa se você estiver com problemas. Embora esse problema esteja sendo abordado, ainda é uma preocupação real.
Lista de serviços telefônicos virtuais
Para ajudar você a encontrar um serviço de telefone virtual que atenda aos seus requisitos e orçamento, compilamos a lista abaixo para você começar.
Observação: os recursos e os preços variam muito entre os serviços, portanto, faça sua pesquisa.
- 8×8
- AccessDirect
- aircall
- Telefones de Aliança
- Correio de voz americano
- Broadvoice
- eVoice
- Freedom800
- FreedomVoice
- gafanhoto
- Haloo
- Jive
- Kall8
- Linha 2
- MightyCall
- Nextiva
- Uma caixa
- Onsip
- Ooma
- com
- Phonebooth
- RingCentral
- Sonetel
- co
- Enfrentar
- Talkroute
- Telzio
- Voz UniTel
- VirtualPBX
- VoiceNation
- VoiceShot
- VOIPstudio
- Vonage
- Vonjour
- WorkEasy
- Zaplee
Conclusão
Em algum momento, muitos pequenos empresários vão encontrar-se considerando um serviço de telefone virtual.
Nem sempre é o tamanho do negócio que impulsiona a busca por uma solução, mas a conveniência e a capacidade de "parecer um negócio maior" oferecidas por essas soluções.
Antes de começar a procurar, familiarize-se com os recursos listados acima e, em seguida, use a lista de serviços telefônicos virtuais para iniciar sua pesquisa.
Empresária no telefone foto via Shutterstock
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