As funções de secretário podem incluir vários deveres de escritório, como atendimento telefônico, digitação, arquivamento, abertura de correspondência e compra de café. Uma secretária que atua como assistente de um gerente tem funções semelhantes. No entanto, esse tipo de secretaria reporta-se diretamente ao gerente (em oposição a todos os demais funcionários da empresa) e auxilia o gerente de várias maneiras para tornar seu trabalho mais fácil, além de manter o escritório organizado.
$config[code] not foundFunções de comunicação
Como secretário de um gerente, muitas vezes você será a primeira pessoa de contato para aqueles que tentam alcançar seu chefe, tanto dentro como fora da empresa. Ao contrário de uma recepcionista ou secretária geral que atende o telefone para toda a equipe, você pode ser responsável por atender apenas as chamadas recebidas para o seu gerente. Você terá que filtrar as chamadas para determinar se pode ajudar o interlocutor ou se o seu chefe está disponível para atender a chamada. Ajudar o gerente inclui saudar os visitantes que chegam ao escritório do seu gerente e direcioná-los de acordo com as instruções do seu gerente. As funções de secretário do seu gerente também podem incluir a conexão com outros profissionais em seu nome, por meio de correspondência por escrito, telefonemas e envio de e-mails.
Funções Organizacionais
Os gerentes esperam que seus secretários sejam organizados. Você será responsável por garantir que os arquivos do escritório sejam mantidos em ordem e que qualquer documento confidencial seja colocado em uma área segura. Talvez seja necessário classificar as mensagens recebidas para determinar o que é dado ao seu gerente, arquivado ou descartado. Ajudar o gerente muitas vezes inclui manter sua agenda. Ele esperará que você acompanhe seus compromissos, agende reuniões e faça os preparativos para a viagem quando necessário. Funções adicionais podem incluir a configuração de chamadas em conferência e a participação em reuniões, além de fornecer a agenda e levar minutos.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingFunções gerenciais
Embora você seja o secretário do gerente, algumas de suas responsabilidades podem incluir o gerenciamento. Ajudar o gerente às vezes pode significar agir como gerente. Seu chefe pode lhe dar a tarefa de supervisionar certos projetos, como gerenciar um banco de dados ou criar e atualizar relatórios. Se houver outros funcionários administrativos no escritório, você poderá ser responsável por gerenciá-los e atribuir suas tarefas diárias. Eles podem se reportar diretamente a você, em vez de seu gerente, e você pode atuar como seu supervisor imediato. Você também pode ser chamado para treinar outros funcionários e até mesmo instruir seu supervisor sobre assuntos como ensiná-los a operar máquinas de escritório ou utilizar pacotes de software.
