Em 1917, o primeiro Bankers Box® virou recordista do escritório. Como o nome sugere, foi projetado para os banqueiros gerenciarem os registros bancários. Logo, porém, foi adotado por empresas de todos os tipos para organizar e arquivar registros.
$config[code] not foundAvanço rápido 95 anos. O mundo mudou, mas algumas coisas não mudaram. Uma coisa que não mudou é a necessidade de gerenciar documentos e registros em sua empresa.
De fato, o gerenciamento de registros se tornou uma preocupação ainda maior em nosso mundo moderno. Por exemplo, o litígio é um fato da vida nos negócios hoje em dia. Preocupações com litígios aumentaram a parada quando se trata de retenção de registros - ter uma política sólida para reter e destruir registros e ser capaz de recuperá-los com precisão, se necessário, é importante. E isso é apenas um exemplo.
No entanto, muitas empresas também não têm uma boa solução de gerenciamento de documentos e, como resultado, experimentam incerteza devido a registros mal organizados ou terceirizam por causa de uma percepção incorreta, é uma grande dor de cabeça lidar com os registros internos.
E isso é lamentável. Por quê? Como gerenciar registros por meio de uma solução interna é factível e tem vantagens. Não é difícil, pode economizar dinheiro, é conveniente, é mais seguro e organiza você.
O gerenciamento de registros internamente está bem dentro da capacidade das pequenas e médias empresas.
Fellowes, uma empresa reconhecida por seu compromisso com a inovação no local de trabalho, recentemente entrevistou tomadores de decisão em empresas de pequeno e médio porte com 1 a 1.000 funcionários. Essa pesquisa mostra as vantagens de gerenciar registros internamente, da seguinte maneira:
1) Economizar - 52% das pessoas que utilizam um sistema interno de gerenciamento de documentos dizem que economizaram dinheiro / corte de despesas. Além disso, 16% dos entrevistados dizem que um sistema interno de gerenciamento de documentos teve um “impacto fortemente positivo” nas despesas operacionais.
Na verdade, o custo é um fator-chave para mudar para uma solução interna. Quase 65% daqueles que mudam para uma solução interna de gerenciamento de documentos dizem que os custos de armazenamento, fragmentação, encadernação e laminação de documentos fora do local foram um fator em sua decisão.
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2) Não há mais custos inesperados e ocultos Um dos problemas enfrentados pelas empresas que usam armazenamento e recuperação de documentos fora do local são taxas inesperadas que podem elevar o custo total do gerenciamento de registros externos. Além das taxas básicas de armazenamento e recuperação, há taxas extras para sobretaxas de combustível, caixas de tamanho ímpar, reempacotamento, recuperação urgente, entrega urgente, entrega de terceiros, armazenamento mínimo, taxas de manuseio, taxas de programa, destruição / destruição de arquivos, cobrança detalhada e cobranças de fotocópia. Uma solução interna pode minimizar ou eliminar todos esses custos. Este gráfico mostra o impacto negativo de tantas taxas:
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3) Os tempos de recuperação são mais rápidos - Tempo é dinheiro em negócios. Apenas 14% disseram que o fornecedor de gerenciamento de documentos fora do local recuperou documentos no mesmo dia, conforme solicitado. Quase um terço diz que leva três dias ou mais para recuperar registros - às vezes mais de uma semana! Com uma solução interna, a velocidade está dentro do seu controle.
4) Eficiência e conveniência melhorar - De acordo com a pesquisa, 74% disseram que ir para o gerenciamento de documentos fora do local não teve impacto ou impacto negativo na eficiência.
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