Um escritório bem organizado economiza tempo e faz com que você seja mais feliz - e mais feliz colegas de trabalho.
Ter que vasculhar pilhas de papéis, gavetas confusas, fios e caixas de coisas espalhadas por aí, pode não parecer grande coisa, mas é um verdadeiro fardo físico quando se considera o tempo gasto na busca de coisas que deveriam ser fáceis de encontrar, mas não são. Arquivos eletrônicos desorganizados e confusão são um problema tão grande.
$config[code] not foundEntão há o fardo mental. Quer conscientemente perceba ou não, a desordem pode estar estressando a todos.
Aqui estão 21 maneiras de organizar seus espaços de trabalho físicos e eletrônicos.
Tire isso do chão
Vá vertical com estantes e estantes. Muitas vezes ficamos sem espaço na área de trabalho ou espaço no chão. O armazenamento vertical faz uso mais eficiente do espaço e coloca mais no nível dos olhos.
Crie “Centros de Atividades”
Coloque tudo o que você precisa para concluir uma atividade em uma área, especialmente se você fizer uma atividade regularmente. Você evitará perder tempo procurando e montando o que precisa. Por exemplo, embalagem e envio de suprimentos e ferramentas devem estar em uma área. Ou crie uma prateleira para itens que você leva com você quando viaja, como maleta de viagem, mangas de neoprene e carregadores portáteis.
Arquive, Digitalize, Destrua
Não use sua área de trabalho como sua caixa de entrada, pois o papel crítico (como cheques!) Pode se perder. Contratos assinados e outros itens que você deseja manter em forma de papel devem ser arquivados imediatamente. Analise qualquer outra coisa em formato digital. Destrua e descarte ou recicle o papel.
Uma pasta para tudo
Tem uma pasta para todos os documentos em papel. Pastas penduradas Pendaflex, juntamente com pastas internas manila, são uma solução barata. Etiquete ambos. Pastas Pendaflex são seu espaço reservado no arquivo, e deve ser deixado lá em todos os momentos. A pasta interna de manila é aquela que você tira quando necessário. Em seguida, é fácil refilar a pasta manila em seu pendaflex quando terminar.
Enrole os cabos do computador
Tem cabos de computador e cabos elétricos em uma bagunça emaranhada? Você não é o único. Felizmente, laços especiais e coberturas de cordão podem manter as coisas limpas. Etiquete seus cabos, para que você possa encontrar o caminho certo quando precisar desconectar ou mover algo.
Use Corkboards para manter os itens “Top of Mind” à sua frente
Se você precisar consultar uma lista de verificação de uma tarefa ou algum tipo de lembrete, coloque-a em um quadro de avisos próximo à sua mesa. Isso é bom para qualquer novo processo até que se torne um hábito arraigado. Simplesmente descompacte o item quando você não precisar mais se referir a ele.
Armazenar todos os manuais em um só lugar
Você já precisou consultar o manual de operação da sua impressora? Ou encontre o pequeno folheto de instruções que acompanha o seu fone de ouvido Bluetooth? Se você colocar todos os manuais em uma gaveta dedicada, engradado de plástico ou pasta, não será preciso procurá-los.
Criar gavetas divididas
Se suas gavetas não tiverem divisores internos, compre divisores de metal ou de madeira baratos ou, melhor ainda, de plástico reciclado. Organize carregadores de dispositivos; canetas; clipes de papel; blocos de notas e notas adesivas; tesoura e outros itens. Além de uma gaveta organizada economizar tempo, você se sentirá menos estressado se não precisar mergulhar em uma confusão confusa várias vezes ao dia.
Use um etiquetador para manter as prateleiras organizadas
Não são apenas arquivos que precisam de rótulos. Prateleiras e gavetas podem se beneficiar da rotulagem deles. Dessa forma, todos no escritório sabem o lugar certo para devolver as coisas.
Mantenha uma lista de tarefas
A desordem mental é tanto uma questão quanto a desordem física. Um dos pontos-chave no sistema Getting Things Done é levar itens da cabeça para o papel (ou uma lista eletrônica). Dessa forma, você pode se concentrar na tarefa em mãos. Apenas mantenha sua lista de tarefas curta e organizada.
Faça a manutenção semanal e limpe
No final de cada semana de trabalho, coloque as coisas usadas durante a semana em seus lugares. Destrua ou arquive pilhas de papel. Se você não deixar a bagunça acumular por muito tempo, é mais fácil manter a organização.
Use um local da nuvem central para documentos da empresa
Uma maneira fantástica de poupar tempo e evitar a necessidade de que todos configurem seu próprio sistema de “arquivamento virtual” é usar um local de nuvem central para documentos da empresa. Opções como o Google Drive ou o OneDrive permitem que você configure pastas centrais por tópico ou cliente para compartilhar documentos.
Use o Gerenciamento de Projetos ou o Software do Gerenciador de Tarefas
Um sistema de gerenciamento de projetos mantém os funcionários no caminho certo com os projetos. Mais importante, elimina as listas de tarefas pendentes e as instruções de e-mail, e a confusão que surge delas.
Verificar Recibos e Armazenar na Nuvem
Então você pode descartar recibos em papel. Com os aplicativos móveis mais recentes, você nem precisa de um scanner - basta tirar uma foto. Com aplicativos avançados, você pode sincronizar recibos com seus registros contábeis ou registros de cartão de crédito automaticamente (evitando a codificação manual).
Use marcadores do navegador para referência rápida
Você já gastou tempo procurando links para sites de referência recorrentes ou telas de login? Ou não lembra onde encontrá-los? Marque-os como favoritos e organize os favoritos em pastas, para que você possa acessá-los em alguns cliques.
Salvar listas de Favoritos para pedidos recorrentes
Outra economia de tempo é salvar listas de favoritos em varejistas on-line que você usa regularmente. Dessa forma, você não precisa procurar os mesmos suprimentos sempre que comprar. Sites como o Staples.com permitem que você salve listas de favoritos e é super conveniente.
Arquivar arquivos antigos
Se você não usou arquivos de computador (especialmente e-mails!) No último ano, arquive-os. Você ainda os terá, mas não precisará percorrê-los para encontrar os itens atuais. Considere a possibilidade de definir uma política para excluir arquivos arquivados após um determinado período também.
Ter um software antivírus e antimalware adequado
Poucas coisas podem causar mais interrupções e confusão do que arquivos perdidos ou perda de tempo devido a vírus de computador e ataques de malware. ‘Nuff disse!
Use um aplicativo de organização de anotações
Observe aplicativos como o Evernote, o OneNote da Microsoft e o SimpleNote podem ajudá-lo a organizar e armazenar pesquisas na Web e notas eletrônicas.
Telefones verdadeiramente "inteligentes" são poupadores de tempo
Os telefones inteligentes usados com sabedoria economizam tempo e podem nos deixar mais felizes. Podemos escapar do escritório para um evento familiar sem culpa, porque ainda estamos em contato caso surja alguma crítica. Tenha smartphones poderosos com memória interna suficiente para executar os aplicativos necessários.
Sincronização automática para todos os dispositivos
Por falar em smartphones, donos de empresas e funcionários estão usando vários dispositivos - talvez um computador desktop, tablet e smartphone por pessoa, tudo no mesmo dia. O armazenamento de arquivos em nuvem ou pelo menos a capacidade de sincronizar arquivos automaticamente é essencial para economizar tempo e evitar confusão por não ter o arquivo mais recente.
Atualizar computadores para memória e velocidade
Você pode nem perceber quanto tempo é gasto quando tudo o que você faz demora, ou pior, congela ou trava regularmente. Memória adequada e velocidade do processador no ano passado, podem não estar à altura da tarefa este ano. Então atualize!
Essas são as minhas 21 idéias de armazenamento e organização de escritórios. Quais são suas melhores dicas para organizar seu escritório e domar a desorganização e a desordem da besta?
Escritório Foto via Shutterstock
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