E-mail é a bênção e a maldição dos negócios modernos. Uma ferramenta que, sozinha, pode mudar seu marketing, comunicação, atendimento ao cliente e gerenciamento de projetos para uma empresa. Ao mesmo tempo, o e-mail se tornou a incessante marcha da comunicação que se torna um fardo impossível de se manter em dia nos negócios.
O trabalhador de escritório médio passa agora 28% do seu tempo mudando através de e-mail. Portanto, só faria sentido ajudar as empresas a reduzir a confusão de e-mails em sua caixa de entrada.
$config[code] not foundReduza a desordem de e-mail hoje
Tenha uma hora específica do dia para verificar o email
Se você verificar seu e-mail o tempo todo, você nunca fará nada.
Timothy Ferriss, autor da Semana de Trabalho de 4 Horas, é o mestre disso. Ele verifica seu e-mail uma vez por semana. Embora isso possa ser um pouco extremo para a maioria dos empreendedores, lembre-se de que você não precisa estar sentado em frente ao seu e-mail durante todo o dia. Essa é uma grande distração.
Criar respostas padronizadas
Mais do que provavelmente você tem alguns e-mails que você precisa enviar constantemente via e-mail. Crie alguns modelos padrão que você pode substituir facilmente, para que você não precise escrever constantemente as mesmas informações repetidas vezes.
Por exemplo, como redatora autônoma, os clientes constantemente me pedem meu portfólio de redação. Eu tenho um e-mail em rascunho que eu uso repetidamente com links para diferentes posts que eu escrevi ao longo dos anos. Isso me poupa o trabalho de constantemente reescrevê-los, e o cliente obtém uma boa representação do meu trabalho. Mas observe: certifique-se de personalizar o email o suficiente para cada destinatário. Embora algumas partes do e-mail possam ser padrão, outras devem abordar questões específicas do destinatário.
Outra ideia é, em vez de criar modelos padrão, transformar alguns desses modelos em vídeo ou em postagens de blog. Dessa forma, você pode até mesmo evitar algumas perguntas genéricas e os novos clientes em potencial que acessam seu blog ou canal do YouTube aprendem mais sobre sua empresa.
Configurar algumas contas de email
Um dos maiores desafios que a maioria dos empreendedores tem é ter um e-mail para tudo. No entanto, à medida que você cresce, deseja separar os emails, com base na tarefa. Embora você possa encaminhar e-mails para um único e-mail catchall, você pode eventualmente usar os diferentes endereços de e-mail para delegar tarefas aos assistentes.
Além disso, é recomendável que você tenha uma conta de spam para proteger seu email. Eu uso o Gmail, porque eu bloqueio e-mails indesejados através da Unroll (veja abaixo).
Pare cadeias de e-mail
Você odeia essas pequenas cadeias de e-mail com algumas palavras em cada e-mail. Mais uma vez, a semana de trabalho de 4 horas, é brilhante para reduzir esses e-mails chupando tempo. Envie e-mails detalhados com várias opções para reduzir o número de cadeias de e-mail. Um e-mail longo pode levar menos tempo agregado do que 5-10 e-mails curtos.
Desenrolar
É incrível o quanto um produto pode mudar sua vida. O UnRoll é um produto do Gmail que permite que você acumule todas as assinaturas de e-mail em um único e-mail diário. Em vez de receber e-mails ao longo do dia, você pode escolher quais e-mails deseja incluir em um e-mail diário.
Para aqueles que agrupam seus processos de e-mail, como discutido acima, esta é uma ferramenta ideal para você agrupar todos os seus e-mails de uma só vez. Você recebe um e-mail diário onde pode escolher quais e-mails são relevantes para suas necessidades.
No entanto, eu não usaria isso para comunicação pessoal com clientes, mas isso é ótimo para inscrições regulares e lembretes de eventos.
Email Genie
Este plugin do Outlook usa um algoritmo para determinar se a informação é importante ou não. Essencialmente, o Email Genie classifica os e-mails importantes para você ler primeiro, destacando os mais importantes, para que você saiba quais e-mails devem ser lidos primeiro.
O grande desafio deste plugin é que ele só funciona no Microsoft Outlook Exchange, que nem todo mundo usa.
Usando o email para seu negócio
O e-mail é uma ótima ferramenta para ajudar você a aumentar sua produtividade. No entanto, você deve gerenciá-lo adequadamente para criar seu negócio. Como dizem, trabalhar em versus trabalho em seu negócio, o email funciona de maneira semelhante.
Certifique-se de usá-lo para melhorar sua empresa e não se preocupe em usá-lo com muita frequência. As ideias discutidas acima ajudarão você a ser mais produtivo com o uso de seu e-mail.
Foto de computador via Shutterstock
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