Todos os dias, milhares de proprietários de empresas compram software. Alguns estão migrando para a nuvem e comprando baseados na Web (também conhecido como SaaS - software-as-a-service) e geralmente começam com uma avaliação gratuita ou de baixo custo. Se você estiver pensando em fazer isso, veja as palavras de sabedoria de mais de 30 proprietários de empresas, incluindo algumas informações de criadores de software.
Jon Ferrara, CEO e fundador da Nimble:
Hoje, os negócios mudaram. Com o advento das mídias sociais, e-mail, mensagem instantânea, mensagens de texto e muito mais, as empresas ficam sobrecarregadas com os inúmeros aplicativos necessários para ouvir e interagir com seus clientes. A questão não é mais como se manter conectado - é como construir relacionamentos de negócios de forma eficiente e econômica, considerando todos os canais de comunicação. Os melhores aplicativos da Web devem abordar todos esses problemas.
Mark Grilli, diretor de marketing de produtos da Acrobat Solutions:
Os proprietários de pequenas e médias empresas devem procurar serviços projetados para atender às necessidades do mundo acelerado e interconectado de hoje; serviços que fornecem a seus negócios soluções simples de usar para ajudá-los a entregar seu melhor trabalho, todos os dias, com a produtividade, confiabilidade, fidelidade, controle e redução de custos que eles esperam e merecem.
Pamela O'Hara, presidente do Batchbook:
Funcionalidade é rei! Isso inclui personalização, segurança, propriedade, mobilidade e portabilidade.
Costumização - Com base nas prioridades e na personalidade do seu negócio, procure flexibilidade na maneira de analisar as informações coletadas, bem como na interface do usuário.
Segurança - Para aplicativos locais ou de desktop, mantenha o software antivírus atualizado e faça backup de seus dados com frequência. Para software como serviço (SaaS), a empresa que hospeda o produto SaaS é responsável pela segurança de seus dados, portanto, verifique as políticas de segurança.
Propriedade - Use um endereço de e-mail comercial ao registrar o administrador da conta para proteger sua empresa da ambigüidade legal sobre quem pode acessar os dados.
Mobilidade - Com o software de desktop, verifique se ele pode sincronizar com seu dispositivo móvel, diretamente ou por meio de um aplicativo como o Outlook. Com um sistema on-line, veja se ele tem uma versão ou aplicativo pronto para dispositivos móveis.
Portabilidade - Pergunte: Quais informações podem ser exportadas? Quais formatos podem ser usados? Com que outro software pode compartilhar dados?
Costin Tuculescu, CEO da AnyMeeting.com:
Olhe para:
1) Um site de suporte ativo que apresenta perguntas frequentes, uma base de conhecimento e uma comunidade de suporte ativo por meio de sua presença no Facebook ou Twitter, mostrando que eles se importam com seus usuários
2) Outras empresas ou usuários que estão usando o software e descubra quais são suas avaliações quando comparadas à concorrência
3) Uma história: Há quanto tempo a empresa está por aí? Eles demonstraram estabilidade financeira?
4) Um teste gratuito que permite que você experimente o software o mais próximo possível do que você vai comprar
Michael Pesochinsky, co-fundador da GovernmentAuctions.org:
A principal coisa que os proprietários de pequenas empresas devem procurar quando se trata de software baseado na Web é o custo versus a saída. Quanto mais produtivo seremos com este software? O programa fará o trabalho com eficiência? Posso obter este produto mais barato, se não de graça? Fazer essas perguntas antes de selecionar o software ajudará você a fazer a melhor escolha.
John McMahon, fundador e CEO da Sheetster:
Menores custos iniciais de licenciamento de software, combinados com serviços baseados em padrões, significam que 90% das necessidades de uma organização podem ser atendidas usando serviços de código aberto, mas ainda oferecem “à prova do futuro” e interoperabilidade com linha de negócios e produtos de desktop comercial para tudo, desde o Excel para Quickbooks para SAP.
Os benefícios dessa abordagem são muitos. Com um servidor baseado em nuvem, você não precisa mais se preocupar com hardware, rede ou manutenção de sistemas físicos. Os modernos servidores e drives em nuvem são extremamente confiáveis e redundantes, normalmente mais do que os sistemas internos. E ao executar um software de servidor de aplicativos baseado em padrões na nuvem, você obtém os benefícios do site dedicado e hospedagem de banco de dados, planilhas da Web e documentos, e-mail e mensagens que funcionam com qualquer cliente de e-mail, serviços móveis como e-mail e calendário e muito mais.
Sarah Belfer, Diretora de Relações Públicas da eDealya:
Em vez de focar na quantidade, concentre-se na qualidade. Procure um software que envolva seus fãs de maneira significativa. Se você escutá-los, eles ouvirão você. Fale com eles nos horários em que eles quiserem saber sobre você e sobre os produtos sobre os quais desejam ouvir - mantenha seu contato relevante, conciso e personalizado.
Stephen Fung, Cofundador do Inventário de Inflow:
Especialmente ao procurar por software baseado na Web, procure empresas nas quais você possa confiar. Se você encontrar um bug no software, eles poderão consertá-lo. Você está pagando não apenas pelo software, mas também pela ajuda deles e por melhorias no software ao longo do tempo. Procure uma empresa com histórico de lançamentos regulares e ótimo atendimento ao cliente.
Robert Landsfield, CEO da Skymira:
É imperativo que as empresas que examinam uma solução de software garantam que o aplicativo possa trocar informações / dados / registros / etc, facilmente, por outros aplicativos.
Existem soluções baseadas na nuvem disponíveis que permitem às empresas obter eficiência em negócios específicos ou processos de fabricação. Pense nisso como uma loja de “aplicativos de negócios”, onde as empresas podem adquirir aplicativos que executam uma ou duas tarefas. O que há de novo aqui é que existem empresas baseadas na nuvem com o conhecimento necessário para unir vários aplicativos para que eles troquem informações, criando, essencialmente, um sistema ERP adaptado para uma PME que foca apenas os processos que são importantes para a empresa. Essa abordagem permite que uma empresa crie camadas de aplicativos adicionais conforme achar adequado ao longo do tempo.
Liz Pearce, vice-presidente de vendas e marketing da LiquidPlanner:
Tão importante quanto o que procurar é o que não procurar. Não procure por uma bala de prata. Esqueça a longa lista de requisitos e concentre-se em encontrar uma ferramenta que resolva seus três principais problemas.
Darren Levy, CEO da GatherSpace:
Escolher o tipo errado de software baseado na Web pode ser uma enorme perda de tempo. Procure os seguintes atributos: 1) Avaliação gratuita - esta é uma obrigação. Se uma empresa não pode me deixar testar seu software, eles devem estar escondendo algo. 2) Número 1-800 para atendimento ao cliente e vendas, um site intuitivo que funciona bem e tem ótimas informações sobre o produto, um blog e qualquer sinal semelhante que mostre que há uma gestão centrada no cliente por trás da cortina. 3) Políticas de segurança sólidas e backup para garantir que seus dados estejam seguros e protegidos.
Marc Itzkowitz, diretor sênior de marketing de produtos da Support.com: Ao comprar software baseado na Web ou qualquer serviço baseado na Web, seu provedor deve ser um aderente à Carta de Direitos do Suporte Técnico, o que significa que eles honrarão meu direito de receber suporte de pessoas que entendam meu problema, mas também minha cultura e minha língua; o direito de ter as ferramentas mais recentes sobre os meus problemas, para que eles sejam resolvidos de forma eficiente; o direito a pacotes flexíveis de suporte que atendam às minhas necessidades financeiras e comerciais; e uma garantia de que eles consertarão meu problema ou me direcionarão para alguém que possa. Steven Aldrich, CEO da Outright: Você não deve ter uma curva de aprendizado e obter valor imediato … se o software não for imediatamente útil para sua empresa, você não terá tempo a perder com isso. Tim Beranek, sócio da BKD: Uma consideração importante é que o aplicativo seja independente do dispositivo. O smartphone, bloco de notas, etc, tendência continua a evoluir como nova tecnologia é desenvolvida. No entanto, com essa consideração vêm grandes preocupações relacionadas à segurança. Essas preocupações podem depender da capacidade de iniciar, processar, armazenar e consultar dados e transações. Portanto, é preciso pensar no nível de criptografia nesses dispositivos, no acesso restrito e seguro e na capacidade de "limpar" o dispositivo em caso de perda ou roubo. Periodicamente, é importante executar varreduras de vulnerabilidades e realizar testes de penetração. Eric Peters, gerente de comunicações de marketing da Mendix: Procure um equilíbrio entre a funcionalidade pronta para uso e a personalização. Você quer que seu aplicativo funcione rapidamente, mas com a opção de adequá-lo às necessidades de integração e processo de negócios de sua organização. Certifique-se de que a futura modificabilidade esteja incorporada ao software: você desejará receber continuamente feedback dos usuários finais e aplicá-lo ao aplicativo para manter um bom ROI. Raj Sheth, co-fundador da Recruiterbox.com: Deve ser tão simples quanto o e-mail e custar menos do que a fatura mensal da Starbucks. Alan Canton, proprietário da Adam-Blake Publishing e Jaya123: Certifique-se de que o serviço não apareceu ontem. Se possível, veja se eles estão por aí há alguns anos. Não há nada pior (ou mais caro depois) do que pegar sua carroça de negócios para uma estrela cadente! Craig Griffiths, AskFindBuy: As PMEs devem procurar software que mova os clientes para baixo do funil de vendas sem depender de seu próprio site - como o Yelp! faz para o negócio de restaurante. Você precisa de um serviço para promover sua categoria, então tudo que você precisa fazer é comercializar sua posição e não a própria categoria. Arun Prakash, vice-presidente de marketing da Thinkspeed: Não importa quão grande seja o software, você provavelmente encontrará alguns problemas. Certifique-se de que eles fornecem suporte adequado para que você não fique pendente para secar quando esses problemas surgirem. Brandy Sites, proprietário da BR Graphic Design LLC: Quando avalio softwares baseados na Web para minha pequena empresa, a primeira coisa que procuro é uma comunidade de suporte ativo. Se os fóruns estão muito presentes e atualizados, sinto-me mais à vontade com o novo software, sabendo que tenho o suporte adequado quando preciso. A próxima coisa que vejo é a facilidade de uso. Eu uso muitos chapéus em minha organização, por isso é importante que o software seja direto e fácil de usar. Joe Manna, Community Manager da Infusionsoft: Escolher software baseado em recursos e objetos brilhantes resultará em desapontamento no futuro como usuário. Em vez disso, concentre-se nos benefícios estratégicos que você realmente deseja e os recursos seguirão. Um exemplo dessa distinção é a capacidade de “parar um veículo em altas velocidades” (benefícios) versus “pastilhas de freio de cerâmica de alta temperatura com rotores perfurados e com ranhuras” (características). Shane Neman, CEO da Ez Texting: O SaaS deve ser mais do que apenas software. Um bom software baseado na Web deve ser apoiado por um ótimo atendimento ao cliente. Se você está pagando por um produto, você deve obter suporte rápido e útil. Robby Slaughter, Proprietário do Slaughter Development: Mais importante, você deve escolher software baseado na Web que tenha um caminho de saída claro. Se você não puder exportar seus dados facilmente e começar a trabalhar em outro lugar rapidamente, procure em outro lugar. Cuidado com o bloqueio de fornecedores. Não confunda "código aberto" com "gratuito". Há custos ocultos para todos os aplicativos baseados na Web e, se você não pagar alguém para manter o sistema em funcionamento, acabará pagando por ele mesmo. As opções locais superam o mega-corpo sem rosto. Se uma empresa de cidade natal está oferecendo uma solução baseada na Web que tenha mérito, a capacidade de obter suporte de alguém em sua própria comunidade é de valor incrível. Eric Richard, Especialista em Relações Públicas da Appointment-Plus: Certifique-se de que o provedor de software baseado em nuvem seja um negócio estabelecido e comprovado, e não uma operação fly-by-night que pode deixar de existir em um ano. Além disso, certifique-se de que o provedor ofereça suporte suficiente ao cliente, incluindo suporte por telefone ao vivo, para você e sua equipe. Grace Sales na CardWiX: Ao escolher um software baseado na Web, os usuários devem ter em mente a privacidade e a segurança de seus dados. Jitka Sykora, vice-presidente da LeaseRunner.com: Evite qualquer software que cobra "por usuário". A colaboração, uma das maiores vantagens das ferramentas baseadas na Web, torna-se realmente cara. Amy Bennett, co-fundadora da ShopKeep.com: Saber que baseado na Web significa que você depende de uma conexão de internet estável e do tempo de atividade do servidor em nuvem. Para aplicativos de missão crítica, como ponto de venda, considere empresas que fornecem um aplicativo nativo associado a um serviço baseado em nuvem. Mesmo que a Internet ou os servidores em nuvem diminuam, você ainda poderá ligar para as vendas. Juli Klie, CEO da InfoPreserve: Lembre-se, a Web é apenas mais um mecanismo de entrega (ainda que prático e com boa relação custo-benefício!) A principal razão para a escolha do software ainda precisa ser: 1) Qual é o problema que estou tentando resolver? e 2) Quem faz melhor para as nossas necessidades hoje e para o futuro a curto prazo? Não seja pego por palavras-chave ou soluções ótimas para alguém, mas não uma resposta única para você. Michael Kaiser-Nyman, CEO e fundador da Discagem por Impacto: A melhor maneira é experimentá-lo. A maioria dos softwares baseados na Web tem um plano gratuito ou pelo menos um teste; escolha algumas ofertas diferentes, experimente todas e, depois, escolha a melhor. Steve Tennant, diretor administrativo da Tennant Consulting: Considere o custo total da adoção de um pacote de software - a maior parte do tempo necessário para que sua equipe seja treinada para usá-lo. Faça as contas sobre o custo de treinamento dos funcionários: dias por funcionário multiplicado pelo número de funcionários. Você pode achar que um produto de software mais caro, mas fácil de usar, faz mais sentido para os negócios. Qual é o seu "plano B"? Percorra e teste o que acontece se o software baseado na Web não estiver mais disponível devido a circunstâncias além do seu controle. Você pode realmente obter cópias de seus dados, digamos cada dia ou semana como um backup externo, e você poderia realmente usar esse backup de dados em outro programa de software? Acredite somente se você tiver feito isso como parte de seu processo de avaliação. Michael Ortner, fundador e CEO da Capterra: Cinco anos atrás, a sabedoria comum em relação ao software baseado na Web era ter cuidado com coisas como segurança, acesso a dados e tempo de atividade. Mas essas questões foram tratadas de maneira bastante adequada pelos fornecedores, especialmente quando se relacionam a pequenas empresas, portanto, as principais coisas a serem consideradas na compra de software baseado na Web (ou qualquer tipo de software) referem-se à funcionalidade e à usabilidade: 1) Faz tudo o que precisamos para fazer? 2) Com que rapidez podemos obter nossos usuários treinados? 3) Quão fácil de usar é a maior parte da funcionalidade? Se você estiver usando um software baseado na Web para operar sua empresa, compartilhe sua experiência e sabedoria nos comentários. Gostaríamos de ouvir sobre suas experiências e conselhos para outros proprietários de pequenas empresas, considerando migrar seu software para a nuvem e operar em uma plataforma SaaS. Imagem de LilKar / Shutterstock
