Os coordenadores de conferência, ou planejadores de reuniões, geralmente estão envolvidos em todos os aspectos de uma conferência, desde a obtenção dos contratos iniciais até a limpeza no último dia do evento. Entre uma grande variedade de tarefas que você pode esperar encontrar. Desde 2014, tem havido oportunidades consideráveis no campo que devem durar pelo menos até 2024, já que o Bureau of Labor Statistics prevê um aumento no emprego de coordenadores de conferência em cerca de 10%.
$config[code] not foundPré-planejamento
Como coordenador, é sua responsabilidade garantir que todos os detalhes necessários por seus clientes estejam por escrito em um contrato antes de você começar a se preparar para a conferência. Você se encontrará com o líder da organização para a conferência para descobrir detalhes como quantos devem comparecer, quais refeições e lanches são necessários, em que consiste o público-alvo, qual é o objetivo da conferência e que tipo de orçamento. restrições que o cliente está sob. Além disso, você precisará negociar com fornecedores, instalações e outros prestadores de serviços e anotar os custos totais do evento. Normalmente, você tem um orçamento no qual precisa trabalhar.
Organize o evento
Depois de finalizar todos os detalhes de onde o evento ocorrerá e quem fornecerá os serviços, você será responsável por organizar esses detalhes em uma operação tranquila. Você terá que descobrir quais quartos os diversos palestrantes usarão, dependendo de quão popular é o workshop e de quantos convidados são projetados para comprar ingressos para banquetes. Com seu cliente, você será responsável por escolher o menu, os arranjos de mesa e o entretenimento, além de providenciar os microfones e as necessidades audiovisuais dos palestrantes. Se os participantes estiverem hospedados em hotéis que não sejam o local da conferência, talvez seja necessário providenciar transporte para eles. No momento do evento, você deve ter criado um cronograma detalhado e uma lista de contatos para cada serviço.
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Durante a conferência, espera-se que você esteja atento para atender a solicitações de última hora e garantir que os fornecedores estejam onde deveriam estar. No início do primeiro dia, você fará um tour pelas instalações para garantir que os estandes da exposição sejam montados de forma adequada, que o hotel esteja pronto para a chegada dos hóspedes e que a sinalização seja adequada. Você pode levar um walkie-talkie ou estar pronto em seu celular para reagir instantaneamente às solicitações do cliente. Além de acompanhar o andamento da conferência enquanto está em andamento, sua responsabilidade principal será solucionar problemas e solucionar problemas à medida que forem surgindo.
Acompanhamento
Um coordenador de conferência eficaz fornece acompanhamento com os clientes para descobrir se o evento foi considerado bem-sucedido. Você também precisará cobrar o pagamento imediatamente após o evento e pagar seus fornecedores. Crie uma pesquisa para os participantes preencherem antes de sair do evento e compartilhar os resultados com o seu cliente. Reúna-se com os principais organizadores da empresa que realizou a conferência para feedback. Como muitos coordenadores de conferência também estão envolvidos na venda de seus serviços, pode ser que você peça o trabalho de coordenar a próxima reunião ou conferência quando fizer esse acompanhamento.
