O Santo Graal do gerenciamento de projetos: Economizando tempo e dinheiro enquanto ainda produz um grande projeto de alta qualidade. É uma meta que toda empresa deseja alcançar, mas muitos não conseguem isso por vários motivos. Quer seja falta de recursos, falta de orçamento ou falta de conhecimento, com demasiada frequência, as empresas permitem que os projetos saiam completamente do controle no escopo, no orçamento ou em muitas outras maneiras pelas quais os projetos muitas vezes saem dos trilhos.
$config[code] not foundEntão, quão comum é o problema de projetos fora de controle e, mais importante, qual é a chave para evitá-lo?
Como um projeto se torna um albatroz
Há alguns anos, a Unidade de Estratégia de Serviços Europeus fez um estudo para determinar quantos projetos ultrapassaram o orçamento e o que custou às empresas no longo prazo. Suas descobertas foram mais extremas do que o previsto:
- Valor total dos contratos - US $ 47,65 bilhões de dólares.
- As superações de custos totalizaram US $ 14,54 bilhões de dólares.
- 57% dos contratos totais (105) sofreram derrapagens de custos.
- 33% do total dos contratos (105) sofreram grandes atrasos.
- 30% do total de contratos (105) foram rescindidos.
Um estudo similar publicado pela Harvard Business Review - analisando um total de 1.471 projetos de TI - descobriu que a média de superação foi de 27%. Embora isso seja substancial, o estudo constatou que um em cada seis projetos sobrecarregou seu orçamento em uma média de 200% e sobrecarregou seus programas em quase 70%.
Qual foi a causa desses problemas? O estudo HBR encontrou uma série de fatores foram os culpados. Mas muitos deles se resumiram a um mau planejamento e falta de informação. Algumas empresas subestimaram grosseiramente o custo e o tempo envolvidos em um determinado projeto. Outros compraram seu próprio marketing, simplificando demais o que estava envolvido e superestimando suas próprias habilidades.
Encontrando o meio feliz
Não é preciso dizer que o planejamento adequado do projeto é imprescindível. Mas o que exatamente aquilo significa?
Embora metas elevadas possam parecer boas na fase da proposta, elas podem ser devastadoras ao longo da vida do projeto. Quanto maior e mais longo o projeto, mais espaço há para que metas excessivamente altas sejam perdidas e o projeto ultrapasse as restrições orçamentárias e de tempo.
Mas mesmo com o melhor planejamento, ocorrem coisas imprevistas. Isso pode ser qualquer coisa, desde uma mudança de escopo solicitada pelo cliente até mudanças imprevistas no mercado que exigem ajustes.
Uma das melhores maneiras de reduzir os custos do projeto e o planejamento orçamentário ruim pode ser simplesmente rastrear o tempo e as despesas por projeto para os funcionários envolvidos. Ao fazer isso, os gerentes de projeto obtêm uma estimativa mais precisa do escopo do projeto e do que está sendo gasto em relação ao tempo no projeto e às despesas reais do projeto. O tempo de rastreamento também pode revelar quais funcionários podem precisar de um empurrãozinho ou mais orientação para concluir com precisão o projeto com habilidade.
Mais frequentemente do que não, um projeto ultrapassa seus objetivos mais cedo do que mais tarde. Infelizmente, muitos gerentes de projeto seguem cegamente o curso delineado e fazem muito pouca análise para se certificar de que as metas intermediárias estão se alinhando com as metas orçamentárias e de cronograma. Se você alcançou 10% das metas do projeto, mas consumiu 15% do orçamento, não há motivos para acreditar que a tendência mudará sem interceder e fazer ajustes. Sem fazer ajustes, você pode esperar que, em 20% do trabalho, o projeto tenha consumido 30% do orçamento e assim por diante. Nesse ritmo, quando o projeto estiver pronto, terá custado 150% do orçamento alocado.
Algumas diretrizes para considerar
Em todos os projetos, é fundamental ter estabelecido marcos para avaliar o progresso realizado e ver como esse progresso se alinha com os parâmetros e metas do projeto. Quanto mais cedo isso for feito, mais cedo os possíveis problemas serão descobertos e ajustes poderão ser feitos para manter o projeto no alvo.
Não se esqueça de manter uma comunicação regular com os funcionários sobre o projeto, caso eles precisem de um pouco de esclarecimento ao longo dos marcos também. Isso não apenas mantém o projeto no caminho certo, como também adiciona coesão aos esforços do grupo.
Com um bom planejamento e um acompanhamento diligente, sua empresa pode evitar ser uma estatística infeliz e pode atingir o objetivo de economizar tempo e dinheiro ao mesmo tempo em que oferece um produto ou serviço de qualidade.
Foto da reunião via Shutterstock
2 Comentários ▼
