Gerentes e executivos podem precisar de assistência ao concluir suas tarefas, como a configuração de reuniões de vendas. Um assistente executivo de alto nível oferece suporte administrativo a esses profissionais. De acordo com o Guia do Diploma, os requisitos de educação para esta posição podem incluir um grau de associado. Requisitos adicionais podem envolver habilidades de pesquisa, habilidades de software de computador e habilidades interpessoais.
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Os assistentes executivos de alto nível desempenham tarefas rotineiras no escritório quando trabalham em escritórios menores. Isso inclui fazer ligações telefônicas, pesquisar ideias de presentes e aceitar pacotes de entrega. Em um escritório maior, os assistentes executivos de alto nível podem supervisionar os funcionários que desempenham essas funções, como recepcionistas.
Gestão de Registros Financeiros
O gerenciamento de registros financeiros inclui a atualização de contas de despesas, a verificação de contas de crédito corporativo e o processamento de solicitações de pagamento. O assistente é responsável por manter esses documentos financeiros em um local seguro. Ao realizar esse trabalho, os assistentes executivos têm acesso a informações pessoais confidenciais, como números de seguridade social, e veem informações pessoais ao trabalhar com registros financeiros. Discrição é uma obrigação.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingRepresentação em Reuniões
Quando gerentes, diretores ou executivos de departamento não podem participar de uma reunião, o assistente executivo de alto nível pode representar o executivo. Essas reuniões podem envolver lidar com fornecedores, fornecedores ou outros executivos. O assistente executivo deve representar a empresa de maneira profissional. Alguns assistentes precisam resolver disputas e informar o executivo quando um problema não for resolvido rapidamente.
Arranjos de Viagem
Um assistente faz planos de viagem para gerentes e executivos. Isso inclui telefonar para reservas de hotel e lidar com reservas de aluguel de carros. Alguns executivos têm pedidos especiais, como necessidades alimentares, e o assistente deve acompanhá-los. O assistente executivo de alto nível confirma os horários de viagem e informa o executivo.
Controle de documento
A papelada do escritório requer revisão, atualização e arquivamento. A criação de documentação pode envolver memorandos, cartas-modelo e faturas da empresa. Alguns desses documentos exigem assinaturas gerenciais antes que o assistente possa arquivá-las. Assistentes executivos de alto nível recebem treinamento sobre como diferentes documentos são tratados. Os documentos são armazenados em gabinetes ou transferidos para um computador.
