Em qualquer escritório, há tarefas que precisam ser concluídas para manter os negócios em andamento. Essas tarefas, que se enquadram no âmbito do trabalho administrativo, são geralmente bastante diretas e fáceis de dominar, e geralmente são atribuídas a trabalhadores iniciantes. Apesar do fato de que tarefas clericais como digitação e arquivamento são relativamente básicas, elas levam tempo - e, em muitos casos, os executivos e funcionários de nível médio estão focados em outras prioridades e incapazes de acompanhar tudo o que precisa ser feito. Por essa razão, muitas empresas contratam pessoal de apoio administrativo especificamente encarregado de lidar com essas tarefas.
$config[code] not foundAtividades de escritório comuns
O título de trabalhador de apoio clerical refere-se a indivíduos que apoiam ou auxiliam colegas de trabalho com uma ampla gama de tarefas. Alguns dos trabalhos mais comuns que se enquadram nessa categoria incluem a digitação de documentos, arquivamento, atendimento de telefones, gerenciamento de correspondências, entrada de dados, fotocópia, envio e recebimento de fax e triagem e entrega de e-mails recebidos. Os profissionais de apoio administrativo também podem ser responsáveis pela manutenção e pedido de suprimentos e pelo manuseio de outras tarefas atribuídas, como encomendar comida para reuniões. Ao assumir essas responsabilidades e retirá-las dos pratos dos outros, elas ajudam a manter o escritório funcionando sem problemas e garantem que tudo permaneça organizado.
Embora o apoio administrativo geral se concentre nessas tarefas gerais, em algumas empresas ou departamentos, o apoio administrativo pode ser focado em atividades específicas ou exigir conhecimento mais especializado. Por exemplo, as atividades de escritório em um departamento de finanças podem incluir tarefas de contabilidade, gerenciamento de contas a pagar e contas a receber, assistência com folha de pagamento ou classificação e verificação de relatórios de despesas. Se você trabalha em um escritório do governo, você pode ser responsável pelo depósito de permissões ou pelo gerenciamento de correspondências. Independentemente da situação, no entanto, a maior parte do apoio administrativo envolve tarefas repetitivas e definidas, e não trabalho estratégico ou operacional.
Competências e Educação
A maioria das funções de apoio administrativo são de nível de entrada e, portanto, normalmente exigem um diploma de ensino médio ou equivalente. Alguns indivíduos completam o treinamento adicional em administração de escritório através de um programa de educação de adultos ou faculdade comunitária, enquanto outros passam para esses cargos com diploma de bacharel como meio de colocar o pé na porta para um cargo com maiores responsabilidades e maior remuneração.
Uma familiaridade com tarefas básicas de escritório é a qualificação mais importante para funções de suporte administrativo. Embora as empresas ofereçam treinamento no local de trabalho em processos e procedimentos específicos, eles esperam que os funcionários de apoio administrativo entrem no trabalho com um conjunto de habilidades gerais.Essas habilidades incluem o conhecimento de como usar máquinas básicas de escritório (fax, copiadora, etc.); habilidades gerais de computação, incluindo a capacidade de digitar 60 palavras por minuto ou mais rápido, bem como softwares básicos de processamento de texto e planilhas eletrônicas; habilidades de arquivamento; habilidades de entrada de dados; e a capacidade de usar o telefone e aprender o sistema telefônico da empresa.
Trabalhos de suporte administrativo também requerem um número de habilidades sociais. Um comportamento profissional é uma obrigação, assim como habilidades organizacionais excepcionais. As habilidades de atendimento ao cliente são importantes, especialmente se você estiver interagindo com o público, e é vital estar detalhista. Em alguns setores, como saúde e finanças, espera-se que os funcionários de apoio administrativo estejam familiarizados com as regulamentações do setor relacionadas à segurança da informação e aos dados pessoais e conduzam seu trabalho de acordo com isso.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingSalários de apoio administrativo
Como o apoio administrativo é considerado uma posição de nível de entrada, os salários são comparativamente baixos. De acordo com PayScale.com, a taxa horária média para cargos de apoio administrativo é de US $ 12,87, para um salário anual de cerca de US $ 30.000. O pagamento é geralmente proporcional à experiência, mas mesmo os profissionais de suporte mais experientes raramente ganham mais de US $ 40.000 por ano. No entanto, há espaço para crescimento nesse campo, já que muitas pessoas passam a funções de assistente administrativo ou executivo com salários mais altos ou passam a ocupar cargos diferentes dentro da organização. De acordo com PayScale.com, também é muito comum que um provedor de suporte administrativo no campo da medicina passe a se tornar assistente médico, enfermeiro ou enfermeiro.
Os setores que pagam mais altos por apoio administrativo são o governo e os serviços profissionais, científicos e técnicos. No entanto, a saúde também é um campo de alta remuneração e a única indústria em que se espera que haja pelo menos algum crescimento nos próximos anos.
Tendências do setor de suporte administrativo
Como em muitas indústrias, a tecnologia está mudando o suporte administrativo e a maneira como o trabalho é tratado. Muitas tarefas que anteriormente eram feitas manualmente agora podem ser feitas via computador, economizando tempo e aumentando a necessidade de treinamento adicional. Dentro deste reino, há duas grandes tendências tomando forma que estão mudando a face do apoio administrativo.
Primeiro, o movimento em direção a escritórios sem papel está mudando a face de - e, em alguns casos, eliminando a necessidade de - suporte administrativo. As empresas estão sem papel, ou pelo menos usando menos papel, por várias razões, incluindo melhor sustentabilidade, melhor organização e custos reduzidos. Na verdade, um estudo de 2014 da Gartner descobriu que o custo para as empresas norte-americanas associadas ao armazenamento e recuperação de documentos em papel está em torno de US $ 25 bilhões a US $ 35 bilhões por ano. Ao usar serviços digitais para criar, armazenar e organizar documentos, as empresas podem economizar dinheiro e se tornar mais eficientes.
Em termos de suporte administrativo, isso também significa que a necessidade de alguém arquivar documentos fisicamente - ou digitar e imprimir cartas, rastrear documentos, etc. - é reduzida. Enquanto algumas empresas estão acabando com posições clericais (o Bureau of Labor Statistics projeta pouco ou nenhum crescimento no campo até 2026, devido em grande parte à tecnologia) outras estão mudando as qualificações para tais cargos e exigindo conhecimentos avançados de informática e experiência em gerenciamento eletrônico documentos.
Outra tendência que afeta o campo de suporte clerical é a ascensão do assistente virtual. Os assistentes virtuais, também conhecidos como VAs, são assistentes ou pessoal de suporte que trabalham remotamente e fornecem muitos dos mesmos serviços que um assistente no escritório. Muitos VAs trabalham para empreendedores ou proprietários de pequenas empresas que precisam de suporte, mas não podem pagar ou não têm espaço ou equipamento para contratar alguém para trabalhar em tempo integral no escritório. Novamente, a tecnologia é fundamental neste setor, pois os assistentes virtuais trabalham via Internet, usando e-mail, compartilhamento de documentos e outras tecnologias para lidar com tarefas de seus empregadores. Enquanto alguns VAs são especialistas e lidam com tarefas como mídia social e gerenciamento de sites, alguns empresários simplesmente precisam de alguém para gerenciar seus e-mails e responder a consultas de clientes.
Como os assistentes virtuais são normalmente autônomos ou trabalham como freelancers, eles geralmente podem obter uma remuneração mais alta do que aqueles que trabalham em escritórios. Alguns VAs também trabalham para vários clientes de uma só vez, aumentando seu potencial de ganhos. Em média, um VA ganha entre US $ 10 e US $ 25 por hora.
Aterrar um trabalho de suporte administrativo
Embora os trabalhos de suporte administrativo possam não ser tão abundantes como eram antes, eles ainda estão disponíveis. A maioria das vagas é criada por turnover e os assistentes partem para outras oportunidades.
Um bom currículo para suporte administrativo irá destacar suas habilidades administrativas e técnicas. Demonstrar aos empregadores que você está organizado, orientado a detalhes, um bom solucionador de problemas e tem excelentes habilidades de comunicação. Certifique-se de destacar suas habilidades técnicas de uma maneira quantificável; indique a rapidez com que você pode digitar palavras por minuto e especificar o software que você sabe usar. Ao detalhar sua experiência, destaque as tarefas e realizações que revelam suas habilidades administrativas, especialmente aquelas que podem diferenciá-lo de outros candidatos. Acima de tudo, seja meticuloso com a sua gramática e ortografia. Como em qualquer currículo, os erros de digitação e a má gramática refletem mal suas habilidades, mas em um campo tão detalhado quanto o suporte administrativo, você precisa ser perfeito. Ninguém vai contratar um datilógrafo que não consiga obter o currículo certo.
Empregos clericais geralmente podem ser encontrados listados em placas de trabalho ou sites da empresa. Agências temporárias também são um bom lugar para encontrar esse tipo de trabalho. Trabalhar como temporário dá a você a oportunidade de desenvolver suas habilidades em várias empresas. Algumas agências farão estágios de longo prazo, ou você poderá ser contratado em período integral depois de trabalhar como temporário. Estágios são outra maneira de desenvolver suas habilidades de suporte no escritório. Embora muitas empresas com programas formais de estágio permitam que os estagiários trabalhem em projetos específicos, os estagiários também costumam “pagar suas dívidas”, assumindo tarefas administrativas. Espere passar algum tempo em qualquer estágio fazendo algum arquivamento, entrada de dados, gerenciamento de correspondências ou atendimento telefônico - mas olhe para isso como uma oportunidade para desenvolver habilidades que poderiam ser úteis mais tarde.
Tornando-se Indispensável
Só porque o trabalho administrativo é geralmente de nível de entrada, isso não significa que você não pode ser uma parte importante da equipe. De fato, tornar-se indispensável para o seu chefe e seus colegas de trabalho pode aumentar suas chances de ser promovido e, eventualmente, ter sua própria equipe de apoio clerical. Para começar, leve o seu trabalho a sério e faça o seu melhor em todas as tarefas - não importa o quão aborrecido ou mesquinho possa ser. Como em qualquer trabalho, haverá partes do seu trabalho que você ama e partes que você odeia, mas você precisa tratar ambos como importantes e fazê-los bem.
Em segundo lugar, aprenda a priorizar. É provável que você tenha vários projetos e tarefas no seu prato a qualquer momento, especialmente quando estiver fornecendo suporte a uma equipe ou escritório inteiro. Aprenda a determinar qual é a principal prioridade e o que pode esperar e desenvolva sistemas para garantir que todos recebam o que precisam quando precisam. A multitarefa e o gerenciamento do tempo são habilidades vitais para um trabalhador de suporte administrativo e, ao conhecer as metas e prioridades da empresa e dos membros da equipe, você pode fornecer o nível mais alto de suporte.
Em terceiro lugar, estar disposto a ir a milha extra. Seu trabalho é fornecer suporte, e isso pode significar assumir algumas tarefas extras aqui e ali. Assistentes indispensáveis estão sempre dispostos a aprender, e farão o que for necessário para não apenas fazer o trabalho, mas também resolver problemas e impedir a ocorrência de crises. Por exemplo, se você ver que um associado enviou um memorando que contém um grande erro, não imprima e distribua o documento. Confirme com o associado que as informações estão corretas - e faça as alterações necessárias.
Finalmente, seja profissional e educado em todos os momentos. Pode haver ocasiões em que os outros membros da organização o tratam de forma rude ou não lhe dão o respeito que você merece, mas mantêm seu próprio profissionalismo. Tratar todos com gentileza e respeito aumentará seu estoque na empresa, especialmente se você desenvolver uma reputação de discrição e disposição para ajudar. Na sua posição de apoio clerical, é provável que você tenha acesso a uma grande quantidade de informações, mas resista à tentação de fofocar ou compartilhar o que sabe. Ganhar a confiança de seu chefe e colegas de trabalho pode ajudar a avançar em sua carreira, enquanto servir como fofoca no escritório prejudicará sua reputação e, potencialmente, impedirá que você avance.
