Como a computação em nuvem pode aumentar a produtividade dos funcionários

De todos os benefícios de trabalhar na nuvem, um dos maiores, maior produtividade, é também um dos mais difíceis de quantificar.

Uma grande parte disso é porque tanto o tempo quanto o dinheiro economizados podem ser mais facilmente medidos, enquanto a produtividade é uma métrica mais difícil de definir.

Dito isso, há algumas maneiras muito reais que a nuvem pode aumentar a produtividade dos funcionários e, se você está pensando em mover sua pequena empresa para a nuvem ou não, os pontos listados abaixo podem apenas inclinar a escala para o “sim migrar”. " lado.

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Formas de a nuvem aumentar a produtividade dos funcionários

A produtividade no local de trabalho se traduz principalmente em eficiência e o trabalho na nuvem pode ser super eficiente graças a seis benefícios de produtividade em nuvem.

Automação

A automação pode tornar seus funcionários super eficientes.

Por exemplo, se um de seus funcionários estiver produzindo um conteúdo para um cliente, ele poderá usar um sistema on-line para agilizar o processo. Veja como isso pode parecer:

1. O funcionário faz o upload do conteúdo para o cliente revisar;
2. Comentários e comentários de clientes sobre o conteúdo;
3. O funcionário faz as alterações necessárias e faz o upload da nova versão novamente. e
4. O cliente analisa e aprova o conteúdo.

A automação vem entre cada uma dessas etapas. Quando seu funcionário carrega inicialmente o conteúdo, uma notificação por email, texto ou sistema é enviada ao cliente. Em seguida, quando o cliente marcar o conteúdo como revisado, uma notificação será enviada ao funcionário. E assim por diante até o fim.

Além disso, se um prazo se aproximar ou passar, as notificações podem ser enviadas para que ninguém deixe cair a bola.

O principal ganho de eficiência aqui é o foco. Trabalhar em um espaço colaborativo na nuvem permite que seus funcionários se concentrem em um processo ou tarefa somente quando precisam estar envolvidos. Caso contrário, eles podem trabalhar em outras coisas.

Agora, você pode não ver muita diferença entre esse processo e o uso de e-mail alternativo, mas o próximo benefício de produtividade funciona junto com esse para aumentar ainda mais a produtividade.

Gerenciamento de processos

Muitas das ferramentas disponíveis na nuvem vêm equipadas com recursos para gerenciar seus processos.

Tome o processo de conteúdo discutido acima, por exemplo. Ao trabalhar na nuvem, todas as aprovações de conteúdo estão acontecendo no mesmo lugar. Ao usar o painel da solução, seus funcionários podem ter uma visão geral de onde cada parte do conteúdo está no processo.

Além disso, muitas soluções incluem recursos de controle de versão e alteração que ajudam as duas partes a saber que estão trabalhando na versão mais recente do conteúdo. Se você já usou e-mails como seu processo de aprovação de conteúdo, sabe como é fácil confundir versões e perder tempo fazendo trabalhos desnecessários e tentando descobrir onde tudo deu errado.

Os principais ganhos de eficiência são a padronização e centralização de processos. Toda vez que um processo é iniciado, ele segue as mesmas etapas, porque tudo está sendo feito na mesma ferramenta. Ao adicionar um local centralizado para que o trabalho aconteça, a supervisão é aprimorada e os gargalos podem ser rapidamente localizados e eliminados.

Flexibilidade no local de trabalho

Se o primeiro benefício de produtividade, automação, era se concentrar em um processo ou tarefa apenas quando os funcionários precisavam se envolver, a flexibilidade do local de trabalho é permitir que seus funcionários participem de um processo ou concluam uma tarefa independentemente de onde estejam.

Como a nuvem pode ser executada em qualquer dispositivo com um navegador, cada funcionário pode receber e agendar notificações mesmo quando estiver fora do escritório. Embora isso não deva ser uma recomendação para “semanas de trabalho 24 horas por dia, 7 dias por semana”, ele pode ajudar os processos a avançar quando precisam, por exemplo, durante um período difícil ou quando um funcionário está viajando para o trabalho.

O principal ganho de eficiência aqui é a pontualidade. O trabalho pode ser concluído em qualquer lugar, de modo que o trabalho importante não seja interrompido quando os principais participantes estiverem ausentes ou em trânsito.

Colaboração assíncrona

Não se assuste com o termo "techie-sounding". Assíncrono significa que as coisas acontecem em momentos diferentes.

Por exemplo, o processo de aprovação de conteúdo descrito acima é um ótimo exemplo de colaboração assíncrona. Tanto seu funcionário quanto seu cliente estão colaborando, mas não precisam estar na mesma sala ou trabalhar ao mesmo tempo para fazer isso.

O principal ganho de eficiência aqui é - novamente - pontualidade. Mais uma vez, uma das partes não precisa esperar que a outra participe do processo, mas sim a verdadeira colaboração, e os benefícios nela decorrentes estão ocorrendo.

Curva de Aprendizagem Mais Rápida

As soluções on-line geralmente levam menos tempo para aprender. Isso se deve à prática denominada “usabilidade na Web”, na qual os fornecedores de soluções on-line seguem padrões on-line (links, menus suspensos, layouts de página, etc.) com os quais qualquer pessoa que usa um navegador da Web é familiar.

Os fornecedores de software off-line não têm essas restrições e, portanto, o design e o layout de suas soluções podem ser totalmente exclusivos de seu software. Isso leva a uma curva de aprendizado mais acentuada, o que significa que levará mais tempo para aprender a usar suas soluções.

O principal ganho de eficiência aqui é a velocidade. A integração de novos funcionários e clientes aos seus sistemas online torna-se mais fácil e rápida.

Integração

Com a conectividade que a nuvem fornece por meio de seus vários canais e redes, suas soluções on-line podem se comunicar com outras empresas e soluções on-line.

Isso permite que uma grande integração ocorra e, com as ferramentas a seguir, ficou mais fácil do que nunca automatizar grandes partes de seus processos:

• Fluxo da Microsoft
• Zapier
• IFTTT

O principal ganho de eficiência aqui é a redução de tarefas. Quanto mais você puder automatizar, menos tarefas tediosas e repetitivas seus funcionários terão que fazer e mais rapidamente elas acontecerão.

Para mais informações sobre como mover sua pequena empresa para a nuvem, entre em contato com a Meylah.com.

Foto em Cloud Computing via Shutterstock

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