À medida que sua empresa cresce, você adiciona mais processos, software e pessoas. Se você não tem simplificado proativamente o tempo todo, pode se surpreender ao descobrir que seus sistemas são complicados e redundantes.
A consolidação do fluxo de trabalho ajudará seu negócio em crescimento a continuar a florescer e a manter seu pessoal trabalhando nas coisas importantes.
Como consolidar seus sistemas de negócios
Reduzir o tempo de entrada de dados
Se você está inserindo os mesmos dados em vários lugares, está perdendo seu tempo. A integração de aplicativos de software permite inserir dados uma vez e sincronizá-los em outros lugares automaticamente.
$config[code] not foundUm enorme poupador de tempo? Procure por software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) que ofereça integração de aplicativos com outros serviços, como e-mail marketing, contabilidade e gerenciamento de conteúdo. Por exemplo, o Insightly integra-se ao Evernote, ao Gmail, ao Google Agenda, ao Google Drive, ao MailChimp, ao Outlook 2013, ao Quote Roller, ao Torpio e ao Zapier. Em breve, o Insightly também se integrará ao QuickBooks Online.
A integração permite que você gerencie com mais eficiência tarefas dentro de seu CRM sem duplicar o trabalho, como vincular informações de projeto do Evernote a uma organização em seu CRM ou criar cotações personalizadas com informações de CRM por meio do Quote Roller.
Trabalhe na nuvem
Os dias de não conseguir trabalhar em um projeto porque os dados estão armazenados em uma área de trabalho que você não pode acessar acabaram. Agora, todos em sua equipe, seus clientes e qualquer outra pessoa que precise colaborar em um projeto ou documento podem ver e usar informações importantes de qualquer lugar pela Internet. Os dados armazenados na nuvem são resistentes à corrupção devido a falhas no computador, porque não são armazenados no computador de nenhum indivíduo.
Esteja ciente de que, quando alguns aplicativos na nuvem apresentam tempo de inatividade inesperado, isso pode afetar sua capacidade de trabalho. (Sua empresa foi afetada quando o Google Drive caiu em março?)
Se você estiver preocupado com problemas de tempo de inatividade, considere os aplicativos de combinação que permitem trabalhar com dados de backup armazenados localmente ou com o modo off-line. Aplicativos populares na nuvem para empresas incluem o Google Apps for Business, o Office 365, o Box e o RebitPro. Além disso, muitos aplicativos na nuvem são alternativas de custo mais baixo para a compra de um bloco de licenças de software para sua empresa.
Use apenas um calendário
Poucas coisas são mais frustrantes do que perder um prazo porque alguém estava verificando o calendário errado. A melhor maneira de evitar isso é usando apenas um calendário para todos e cada projeto.
Escolha um calendário que se integre ao software que você usa para CRM e gerenciamento de projetos, além dos dispositivos móveis que sua equipe usa regularmente. Você não só poderá sincronizar prazos importantes de projetos, mas sua equipe poderá gerenciar seus próprios cronogramas no mesmo aplicativo para dispositivos móveis, mantendo-se no topo dos prazos importantes da empresa.
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Assim como você aprendeu na escola, mantenha-se simples, bobo.
Se você quiser evitar complicar as tarefas de negócios de rotina e criar redundância em seu fluxo de trabalho, sempre se concentre na simplicidade. A tecnologia mais recente nem sempre melhora o que você já implementou. Se você está procurando por melhores sistemas de negócios, verifique se não está duplicando algo que já possui. Este é um lugar onde plugins, aplicativos e extensões são realmente úteis.
Você pode encontrar software, como o CRM ou um navegador da Web, que faz uma coisa muito bem. Em seguida, talvez adicione um plug-in que automatize um processo ou adicione funcionalidades que você gerencia com um software único. Isso libera você e sua equipe de mais um programa e mais um processo para aprender.
Se você tem negligenciado a simplificação de seus sistemas de negócios, a primeira vez que você analisa com atenção as opções pode ser um pouco esmagadora. Depois de ter tempo para encontrar os aplicativos certos para os trabalhos que você precisa automatizar e erradicar quaisquer sistemas e softwares redundantes, você terá o poder de avaliar regularmente seus sistemas, tornando a manutenção muito mais simples no futuro.
Possivelmente, o melhor pagamento para simplificar sistemas é liberar sua equipe para trabalhar em projetos - em vez de perder tempo fazendo tarefas redundantes.
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