Embora muitas pequenas empresas possam utilizar o software pronto para uso, há momentos em que uma solução mais personalizada - seja como modificação de um software existente ou algo completamente novo - se torna necessária.
Mas quais critérios determinam quando uma solução personalizada, em vez de pronta, é a escolha certa? Quando você precisa tomar uma decisão de compilação versus compra de software?
$config[code] not foundComo resposta, a Small Business Trends recorreu a Jim Hutchings, analista de negócios da Trifecta Technologies, empresa que personaliza software para atender às necessidades de uma empresa com mais precisão. Ele forneceu as dez dicas a seguir:
Drivers por trás de uma decisão de software Build versus Buy
1. Soluções manuais
A empresa pode estar usando soluções manuais para acompanhar tarefas de rotina, porque o software não está fazendo o trabalho.
"Quando uma tarefa leva muito mais tempo para ser realizada do que deveria, esse é o primeiro sinal de que a empresa está usando soluções manuais, como o uso de notas Post-it para definir lembretes", disse Hutchings. "Uma solução personalizada pode ajudar nesse caso."
2. Baixa taxa de adoção
Uma baixa taxa de adoção de software existente é outro indicador de personalização que pode ser necessário.
"Se os funcionários estão fazendo de tudo para não usar o software, isso é um sinal de que eles não gostam", disse ele. "A adoção forçada também não resultará em eficiência, mas resultará em trabalhadores reclamando e reclamando."
3. Treinamento de Dificuldade
Uma empresa pode precisar de uma solução personalizada quando for difícil treinar os funcionários em softwares prontos para usar.
"Pode ser que o especialista no assunto não esteja disponível para treinar ou que o software esteja desatualizado e seja difícil de usar", disse Hutchings. "Além disso, o especialista no assunto pode adotar uma atitude" É mais fácil fazer isso sozinho do que treinar alguém ", devido à dificuldade. Nesse caso, uma solução personalizada seria adaptada às necessidades da empresa.
4. Processo de Vendas Não Suportado
Pode haver ocasiões em que o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) em uso não ofereça suporte total ao processo de vendas. Para ilustrar, Hutchings lembrou uma instância em que o software de CRM de um cliente não satisfazia a necessidade de contratos com um modelo de precificação especial.
"Adicionamos um componente que usava um fluxo de trabalho personalizado para passar por um processo específico baseado em regras para acomodar o cliente", disse ele. "Ele simplificou o processo de vendas de uma maneira que o software pronto para uso não conseguiu."
5. Vários softwares para um único trabalho
Outro caso em que a personalização se torna um fator é quando várias peças de software são necessárias para realizar um único trabalho - o que Hutchings chama de "Frankensteining" de software.
"Essa abordagem não é errada por definição, mas produz ineficiências", disse ele. "Se você não pode usar apenas um software, há um problema".
Hutchings listou dois exemplos para demonstrar sua opinião.
“Usar o Word em vez do Excel para criar uma tabela é um exemplo”, disse ele. “O CRM é outro. Usando um programa de CRM para a maior parte do funil de vendas, mas adicionando planilhas do Excel para geração de relatórios, você não está obtendo eficiências verdadeiras. ”
6. Conversão do Sistema
Um negócio insatisfeito com um programa de software pode querer migrar para outro, uma tarefa que nem sempre é fácil.
"Mover dados de um sistema para outro pode ser uma tarefa árdua que pode exigir um trabalho personalizado", disse Hutchings. “Nesse caso, um personalizador de software criaria um mecanismo que convertesse os dados automaticamente para você.”
7. Requisitos de Automação
Sempre que uma empresa se beneficiaria da automação, é uma indicação de que ela precisa de um software personalizado, de acordo com Hutchings.
"Se você está vendendo coisas - usando um software de ponto de venda para fazer uma alteração, por exemplo -, pode estar certo com uma solução pronta para uso, como Square ou Clover", disse ele. "Mas, se houver algum empate na folha de pagamento, nos quadros de horários, na contabilidade, no inventário, na compra, no gerenciamento da cadeia de suprimentos ou na previsão, é melhor criar uma solução personalizada".
8. Escalabilidade e considerações sobre o crescimento dos negócios
O software pronto para uso pode não ter flexibilidade nem escalabilidade, inibindo o crescimento dos negócios.
"A personalização é necessária nesse caso, para apoiar o crescimento", disse Hutchings. "Uma empresa pode adotar uma abordagem em fases, adicionando diferentes funcionalidades ou expandindo para diferentes grupos de usuários de forma incremental ao longo do tempo."
9. Marca ou Design Personalizado
Uma empresa pode se beneficiar de uma marca ou design personalizado como uma maneira de se diferenciar dos concorrentes. Hutchings citou a Carlo’s Bakery (casa do "Cake Boss") como exemplo.
“A Trifecta construiu um sistema de ponto de venda que utilizava um iPad onde, entre outras coisas, um cliente em conjunto com o padeiro poderia fazer um bolo personalizado do zero”, disse ele. “Além disso, conforme as linhas começaram a se formar na esquina após a estréia do programa de TV, os funcionários podiam sair e usar o iPad para receber pedidos, reduzindo o tempo de espera. Isso ajudou a reter clientes ”.
10. Taxas de Licenciamento
Um critério final para decidir se o software pronto para uso ou personalizado é o mais adequado para o negócio tem a ver com taxas de licenciamento, que, de acordo com Hutchings, podem ter um custo proibitivo.
"O preço é o aspecto número um", disse ele. “Taxas de licenciamento para softwares prontos podem ser muito caras, em cujo caso o costume pode ser mais barato a longo prazo. Não é diferente de alugar ou comprar um carro. ”
Conselhos Adicionais
Hutchings adicionou o seguinte conselho, para ajudar no processo de tomada de decisão de compra de software:
"Analise o ROI para garantir que você possa recuperar seu dinheiro", disse ele. “Um orçamento de US $ 5.000 pode ser tudo o que é necessário para criar uma solução personalizada. Só não se esqueça de poder recuperar seu dinheiro com eficiência ou economias de escala. ”
Hutchings disse que as empresas devem primeiro testar o software pronto para uso, para ver se ele satisfaz os requisitos e, em seguida, examinar as opções personalizadas conforme necessário.
Ele também alertou que as empresas não esquecem os custos ocultos associados à adoção do usuário, como treinamento, e que estão cientes dos custos de oportunidade perdidos, o que poderia exigir um aumento no orçamento.
Trabalhando Juntos Foto via Shutterstock
Comentário ▼
