Empresários e pequenos empresários são notórios por não tirarem férias. Sessenta e seis por cento dos proprietários de pequenas empresas têm dificuldade em tirar férias, de acordo com o Índice Office Small Business Small de junho de 2015.
E isso é uma pena, porque umas férias relaxantes são boas para o seu negócio. Você voltará com novas ideias e uma nova atitude positiva. O que parecia ser problemas esmagadores ou preocupações sempre presentes são colocadas em perspectiva.
$config[code] not foundSua vida pessoal também será beneficiada. Muitos donos de empresas fazem sacrifícios e passam longas horas por semana. Umas férias são uma oportunidade para se reconectar com seu cônjuge e filhos.
O truque para umas férias sem preocupações é o planejamento adequado. Siga estas dicas para se preparar para as férias e em breve você estará entrando em um par de chinelos:
1. Atribuir um adjunto
Você precisará de alguém para estar no comando quando estiver fora.
Se você tem gerentes em sua empresa, eles já sabem seus papéis. Se você tem mais de um gerente em sua equipe e eles são colegas, pode ser útil designar um deles para ser o principal responsável, em caso de emergência.
Aceite que erros acontecerão. Certifique-se de que seu vice saiba que ele ou ela tem sua total confiança.
Mas e se você não tiver gerentes? É aí que você precisa ser mais claro com seus funcionários. Eles podem precisar de instruções especiais quanto à sua autoridade e até que ponto essa autoridade se estende. Certifique-se de que eles saibam quando entrar em contato com você.
2. Limpar sua placa
Você não vai gostar de pensar na pilha de projetos inacabados quando estiver cavando os dedos na areia, com protetor solar em uma mão e uma margarita na outra.
Se você não tem uma equipe para delegar quando está saindo, veja como limpar algumas dessas coisas do seu prato antes de sair. Simplesmente registre uma hora ou duas a cada dia por uma semana ou duas antes, reduzindo esses projetos. Isso é muito melhor do que passar a noite toda antes de viajar 12 horas para a praia.
Se você é um procrastinador, comece com a tarefa mais fácil primeiro. Termine - e o sentimento de realização pode fazer com que você se entusiasme o suficiente para enfrentar outro projeto. E outro.
Projetos entregues antes do prazo fazem os clientes felizes. E os clientes satisfeitos têm menos probabilidade de preencher sua caixa de e-mail com mensagens ou incomodá-lo por telefone enquanto você tenta descomprimir no paraíso.
3. Deixe as pessoas saberem
Diga às pessoas-chave, como clientes e outras pessoas acostumadas a lidar com você pessoalmente, que você estará ausente. Isso define expectativas. Sabendo disso, a maioria das pessoas não fará exigências urgentes antes de você sair.
Notifique-os algumas semanas antes da sua partida. Em seguida, forneça outro lembrete alguns dias antes de fazer as malas. Veja um exemplo de um "email de férias em andamento" para enviar a clientes e outras pessoas importantes:
“Apenas uma pequena nota para lembrá-lo de que estarei de férias de 10 a 25 de agosto, aproveitando o oceano ensolarado de Myrtle Beach. Para qualquer problema de produto ou serviço, Joe pode ajudá-lo em telefone / email. Para qualquer outra coisa, por favor, entre em contato com Mary na minha ausência em phone / email. ”
Há outro benefício para manter os clientes no circuito. Discutir seus planos de férias faz com que você seja um pouco mais humano aos olhos deles. Você não é mais apenas o proprietário de uma empresa. Você e a outra pessoa podem achar que você tem interesse em mergulhar, por exemplo, e pode se conectar melhor.
4. Atualize suas mensagens
Algumas pessoas gostam de criar uma mensagem de resposta automática para o seu email. Dessa forma, quando um novo e-mail é enviado, o remetente recebe uma resposta imediata de que está fora do escritório. Basta adaptar a mensagem na dica 3 acima.
Para o Microsoft Office 365, configure o recurso de respostas automáticas. Ou use a funcionalidade Regras e Modelos para versões da área de trabalho do Outlook.
Os e-mails do GMail e do Google Apps têm um recurso de resposta de ausência temporária que é fácil de configurar.
Não esqueça seu correio de voz também. Considere deixar uma mensagem gravada alertando as pessoas de que você está fora e estará retornando as mensagens mais lentamente do que o normal. Esta é uma mensagem de correio de voz de férias de amostra:
“Oi, isso é eu. Obrigado por ligar! Estou fora do escritório até data. Se você tiver um assunto urgente, por favor, ligue para Brittany em número. Ela ficará feliz em ajudar. Caso contrário, por favor deixe uma mensagem e eu voltarei a você quando eu retornar. ”
Importante: coloque um lembrete no seu calendário para trocar essas mensagens assim que você voltar. Não seja a pessoa que ainda tem aquela mensagem de voz de férias antiga jogando semanas depois.
5. Planeje problemas
Não assuma automaticamente que tudo vai dar errado na sua ausência - não vai! Mas, quando estiver se preparando para as férias, tente antecipar possíveis cenários que possam explodir.
Breve sua equipe. Explique o que você faria em cada situação.
E garanto-lhes que não há problema em contatá-lo se eles sentirem que a situação está além deles.É melhor interromper suas férias por uma hora, do que passar dias consertando um pequeno desastre no seu retorno.
6. Especifique os números de emergência
Faça uma lista de dois tipos de números de emergência para dar aos principais funcionários.
O primeiro conjunto de números de emergência é o seu, para funcionários que precisem entrar em contato com você.
Um número de celular é o melhor. Dê uma alternativa também, caso a sua esteja desligada ou a bateria esteja esgotada - talvez o celular do seu cônjuge.
Especifique se deseja textos ou chamadas. Uma pequena troca de mensagens de texto pode ser menos intrusiva do que uma chamada de voz, mas mais imediata do que o email.
Em seguida, na lista de contatos de emergência, designe pessoas que possam responder a perguntas na sua ausência. Esta lista pode incluir seu agente de seguros de negócios, advogado ou consultor de TI.
7. Escreva os procedimentos
Analise os procedimentos comerciais importantes que você delegará na sua ausência. Por exemplo, alguém além de você pode precisar abrir a loja de manhã ou fechar o escritório à noite. Procedimentos típicos que enganam as pessoas incluem:
- definir o alarme de segurança ou desligá-lo caso tenha sido acidentalmente acionado,
- executando transações com cartão de crédito,
- processamento de folha de pagamento,
- reinicializando servidores,
- fazer o login como admin para os principais sistemas de software, ou
- qualquer coisa que a pessoa não esteja acostumada a manipular.
Peça ao empregado para realizar os procedimentos para você algumas vezes antes de sair.
Sempre anote os procedimentos como backup. (Memória é uma coisa complicada.)
Um vídeo rápido de você executando procedimentos importantes pode ser ainda melhor. Peça ao funcionário para usar o celular dele para gravá-lo, para que seja uma atualização conveniente.
8. Pague suas contas
As contas não pagas têm um jeito de incomodar e invadir nossas mentes. Quem precisa disso?
Deixe para as suas férias com uma lista limpa de contas a pagar. Pagar faturas, faturas de cartão de crédito e faturas que vencerão enquanto você estiver ausente. Certifique-se de que a folha de pagamento está configurada para ser processada enquanto você está fora também.
9. Limpar seu calendário
Isso pode parecer óbvio, mas o problema surge quando as pessoas tentam passar pela memória. Ou eles se esquecem de teleconferências recorrentes e reuniões permanentes que não aparecem em sua agenda.
Na verdade, verifique o seu calendário - antes de sair. E tire um momento para pensar conscientemente sobre as reuniões e chamadas em pé, para que você possa dizer às pessoas para não esperarem por você.
10. Não estar disponível (muito)
Resista à tentação de levar o trabalho com você. Se você está colado ao seu laptop ou telefone, isso não só estragará seu tempo, mas também o tempo da sua família. Imagine os rostos mal-humorados de sua família enquanto eles ficam esperando que você saia do telefone, para que todos possam fazer caminhadas.
Ainda assim, a maioria dos empresários querem manter contato. Eles simplesmente não querem se envolver tanto que pare de passar férias. Setenta e seis por cento dos donos de empresas verificam seus telefones e e-mails em férias, de acordo com a pesquisa do Office Depot Small Business Index.
Se você precisar manter contato com sua empresa, limite-a a um horário específico todos os dias. Por exemplo, você pode reservar uma meia hora todas as manhãs às 9h da manhã para mensagens de campo que não podem esperar ou fazer check-in com a equipe. Quando os 30 minutos acabarem, dê permissão para ir brincar com a consciência limpa.
11. Pack Light Tech
Felizmente, a tecnologia tornou mais fácil do que nunca manter contato remotamente. Para aqueles que não têm funcionários, mas ainda precisam lidar com algumas tarefas críticas durante as férias, os dispositivos móveis são uma dádiva de Deus.
Um tablet ou até mesmo um smartphone pode substituir um laptop enquanto estiver ausente. Basta ter tempo para fazer o download de alguns aplicativos móveis importantes com antecedência, se necessário. Um bom aplicativo pode tornar as transações móveis mais rápidas e fáceis.
Documentos armazenados na nuvem podem ser acessados a partir de um smartphone ou tablet. Se você não usa a nuvem, reserve alguns minutos antes de sair para transferir arquivos essenciais para um pen drive.
12. Compartilhe as Memórias
Lembre-se: um pouco de R e R pode trazer algum ROI (retorno do investimento).
Ao retornar, compartilhe suas memórias com sua equipe por alguns minutos. Não para aborrecê-los ou fazê-los sentir mal por você estar de férias e eles não foram - mas para revelar o seu lado humano. Fortalece os relacionamentos com a equipe.
Um toque agradável é trazer algo barato de volta para os membros da equipe, se for prático. Caixas de caramelo de água salgada, camisetas ou canecas de café por todo lado mostram o que você acha da sua equipe e de quem você se importa.
Dica de bônus: evite a mídia social "Dead Giveaway"
É bom planejar deixar "quase" todo mundo saber que você está saindo de férias. Mas hoje há uma grande exceção: sites de mídia social. Aqui estão algumas dicas para os conscientes da segurança:
- Resista ao desejo de dizer a todos no Facebook que você ficará fora por duas semanas. Você não quer arriscar que alguém entre em sua casa, ou em seu local de trabalho, se você não tiver uma equipe regular, enquanto estiver fora. Os assaltantes são conhecidos por monitorar sites como o Facebook.
- Não use "aplicativos de check-in", como o Foursquare, que mostra você no aeroporto ou janta em um lugar distante.
- Evite fazer upload de fotos de família divertidas de algum destino distante para o Instagram ou Twitter enquanto você estiver ausente. Salve as fotos e descrições pitorescas daquela praia perfeita em Maui até o seu retorno. As fotos e as memórias continuarão. Seus colegas, clientes, amigos e parentes vão adorar ouvir suas aventuras tanto quando voltarem para casa em segurança.
Foto de férias via Shutterstock
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