Ninguém quer aprender sobre a morte de um funcionário, mas quando o fizer, planeje como você e sua empresa o tratarão. Este plano deve incluir uma lista de formulários que você precisa para enviar o beneficiário, a família ou o executor do empregado, e as etapas que você deve tomar antes e depois de emitir o contracheque final do empregado. Leis estaduais tendem a seguir as diretrizes federais, mas verifique com seu estado para ter certeza.
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Inclua uma designação de forma de beneficiário na documentação de todos os funcionários recém-contratados. Ao preencher este formulário, um funcionário faz saber quem deve receber seu pagamento final no caso de ela morrer enquanto empregado lá. Lembre os funcionários a cada ano para revisar o formulário para garantir que suas informações sejam atuais e permaneçam alinhadas com os desejos do funcionário. Se o seu funcionário não designar um beneficiário, você poderá emitir o cheque final para um executor ou parente próximo, desde que tenha a documentação necessária, como uma carta original de testamento ou administração, uma cópia autenticada do atestado de óbito e -9 Formulário.
Depois de aprender a morte de um empregado
Depois de saber da morte de um funcionário, prepare e envie um pacote de informações para a família do funcionário e / ou designação do beneficiário. Este pacote deve incluir informações sobre quaisquer benefícios, formulários que precisam ser preenchidos, envelopes de devolução com pagamento de postagem, se necessário, informações de contato e informações sobre quaisquer salários ainda devidos e quando eles serão pagos. Imediatamente notifique o departamento de folha de pagamento da morte do empregado. Este departamento precisará congelar os salários do funcionário e interromper qualquer depósito direto até receber a documentação necessária, que inclui uma certidão de óbito e um formulário W-9 para o beneficiário ou propriedade. O departamento de folha de pagamento também deve calcular o valor do cheque final, que deve incluir salários e outros tipos de pagamento, como férias ou tempo de doença acumulado, se aplicável. Se você usar um serviço de processamento de folha de pagamento, talvez seja necessário fornecer uma cópia autenticada da certidão de óbito do funcionário antes de processar o pagamento final do empregado. Essas etapas são importantes, pois um banco pode congelar a conta bancária do falecido, o que poderia afetar o recebimento do último contracheque.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingProcessando o pagamento final
Se o empregado recebeu, mas ainda não descontou um cheque de pagamento, você deve parar o pagamento no cheque e emitir um novo cheque desse valor para o beneficiário ou propriedade do empregado. Se o empregado é devido um contracheque por ganhos pendentes, emiti-lo para o beneficiário do empregado ou propriedade. Verifique as leis estaduais que regem quaisquer condições especiais que devem ser cumpridas antes de emitir o cheque de pagamento final.
Comunicar o rendimento ao IRS
Para os salários devidos e pagos durante o mesmo ano civil que a morte do funcionário, você deve incluir os salários no Formulário W-2 do empregado e também informar o valor do pagamento final no Formulário 1099-MISC em nome do beneficiário ou executor. Se os salários são devidos após o ano em que o empregado morre, não emita um W-2 em nome do empregado para o ano em que você emitir o último pagamento. Em vez disso, emita ao beneficiário ou executor um Formulário 1099-MISC que inclua o valor do pagamento final. Você pode obter cópias desses formulários do IRS, que também podem oferecer orientação adicional sobre como preencher e emitir esses formulários.
