Em muitas empresas, o departamento de recursos humanos cuida de todos os registros de pessoal de cada funcionário, passados e presentes. Esses registros eram tradicionalmente mantidos em papel, criando problemas com o armazenamento, a capacidade de localizar registros e a longevidade. Mudar para um sistema de pessoal informatizado pode ajudar a resolver alguns desses problemas.
Espaço
Manter registros em papel ocupa muito espaço. Quanto mais funcionários uma empresa tiver, mais espaço ela precisará para armazenar todos os registros, especialmente se a empresa mantém registros de funcionários antigos. Um sistema computadorizado permite que uma empresa transfira documentos em papel para o formato digital, ocupando apenas o espaço para o computador. A maioria dos computadores tem muito espaço no disco rígido para armazenar todos os registros de funcionários necessários. Uma empresa fica então livre para usar o antigo espaço de armazenamento para os registros em papel de outro escritório ou algum outro tipo de armazenamento.
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Registros em papel, não importa o quão bem eles são arquivados, podem levar vários minutos para procurar por cada informação em particular. Você deve encontrar o arquivo para o funcionário correto, o que geralmente é fácil, contanto que os arquivos sejam mantidos em ordem alfabética, mas ainda assim pode levar algum tempo, dependendo de quantos arquivos você deve percorrer para obtê-lo. Depois disso, você ainda deve localizar o documento específico de que precisa, o que pode levar tempo, especialmente se o arquivo do funcionário for espesso. No entanto, se o sistema pessoal estiver armazenado em um computador, será uma questão de segundos para pesquisar as informações que você está procurando por meio dos recursos de pesquisa do computador. Os empregadores podem ver arquivos de vários computadores e até escritórios localizados em várias cidades também.
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Além de economizar tempo ao pesquisar documentos específicos em arquivos de papel, os empregadores podem economizar tempo de outras maneiras. Se um empregador exigir um arquivo em papel de alguém devido a uma ação disciplinar ou para uma revisão de desempenho, ela teria que esperar que alguém localizasse o arquivo e o entregasse a ela. Quando o sistema é informatizado, ela pode simplesmente procurar as informações em seu computador sem ter que esperar. O arquivamento de documentos também é feito mais rapidamente, economizando tempo no preenchimento.
Estatisticas
Às vezes, os empregadores confiam nas estatísticas para avaliar seus funcionários e as necessidades da empresa. Quando os registros de pessoal são informatizados, um empregador pode instruir o computador a coletar estatísticas específicas, como níveis de saída, ausências ou taxas de rotatividade, para encontrar formas de melhorar a empresa. Estas estatísticas podem dar ao empregador uma riqueza de informações importantes. Se o gerenciamento superior solicitar essas estatísticas, o computador facilita a compilação das informações e pode criar rapidamente um gráfico para melhor ilustrar as estatísticas.
Tendências
Alguns funcionários exibem tendências em seus hábitos de trabalho que podem induzir um empregador em possíveis problemas. Por exemplo, um funcionário pode ter o hábito de telefonar doente uma vez a cada duas semanas no mesmo dia da semana. Alguns funcionários escolhem segunda ou sexta-feira para prolongar um fim de semana, enquanto outros escolhem um caminho mais discreto usando um dia no meio da semana. Um sistema de pessoal informatizado pode ajudar um empregador a identificar tendências como essa mais facilmente do que depender de registros em papel e memória.
